Внедрение Битрикс24 в Екатеринбурге

В миллионнике вроде Екатеринбурга Битрикс24 покупают легко: тариф сразу на весь штат, иногда на два года вперёд. Через полгода выясняется, что регулярно в портал заходят руководитель, его помощник и один менеджер, остальные открывают систему, когда им напишут в чате. Формально внедрение состоялось, фактически оплачены пустые рабочие места. Задача здесь не техническая, а про вовлечение: надо найти, ради чего сотрудники будут открывать портал каждый день.

РОСТСАЙТ работает с 2011 года и ведёт проекты в 79 городах России, а в Екатеринбурге с пустующими порталами сталкиваемся не реже, чем со сломанными. Разбор у них начинается с других данных.

Смотрим не на сделки, а на людей

Первый срез – статистика активности: кто заходил за последний месяц, как часто, какие разделы открывал. Дальше рабочий календарь и лента новостей: где сотрудники общаются на самом деле. Картина обычно одна и та же – коммерческий отдел живёт в почте, производство в чате, бухгалтерия в 1С, а портал не нужен никому, потому что ни один сквозной процесс через него не проходит.

Отсюда правило, с которого мы начинаем такие проекты: портал оживает не от красивой воронки, а от одного обязательного действия, которое нельзя выполнить в другом месте. Чаще всего это согласование.

Согласования вместо бумаги и переписки

Договор, счёт на оплату, заявка на закупку, отпуск, командировка – в большинстве компаний всё это ходит письмами и подписями на бумаге. Перенос согласований внутрь портала даёт то, чего не даёт CRM: в системе оказываются все, включая юриста, бухгалтерию и снабжение. Маршрут описывается один раз, срок каждого шага виден, застрявшая заявка не теряется на чьём-то столе. Через месяц такой работы люди заходят в портал ежедневно, и разговор про сделки идёт заметно легче.

Задачи, проекты и база знаний

Второй слой – регулярная работа. Настройка раздела задач, проектов, согласований и базы знаний стоит от 70 000 ₽ и занимает около двух недель. Для компании, где портал стоял пустым, это обычно первый этап: результат виден быстро и при этом не надо ломать привычки отдела продаж.

• Шаблоны задач под повторяющиеся процедуры: приём нового сотрудника, запуск объекта, закрытие месяца.
• Проекты с ответственными и сроками вместо переписки «по объекту» в мессенджере.
• База знаний: регламенты, инструкции, шаблоны договоров и предложений в одном месте.
• Оргструктура с руководителями и замещающими – от неё зависят маршруты согласования.

Группа компаний: несколько юрлиц в одном портале

Уральская конфигурация встречается чаще, чем где-либо: два-три юрлица, склад в черте Екатеринбурга и площадка на объездной, представительства за пределами Свердловской области. В пустующих порталах это либо свалено вместе, либо не заведено вовсе. Мы разделяем сущности: направления по бизнесам, подразделения в оргструктуре по площадкам, реквизиты и шаблоны документов по юрлицам. Собственник получает сводку по группе целиком, руководитель площадки – свои цифры и никаких чужих.

Отдельно приводим в порядок учётные записи: в порталах, купленных «на весь штат», обычно заведены давно уволенные люди, а половина действующих сотрудников не заведена вовсе. Список сверяем с оргструктурой и договариваемся, кто внутри компании отвечает за приём новичка в систему. Без такого человека портал снова разойдётся с реальностью за полгода.

Внутренние заявки: снабжение, сервис, ИТ

Ещё один способ наполнить пустующий портал – перевести в него внутренние обращения. Заявка в снабжение, поломка оборудования, доступ к программе, ремонт в офисе: сейчас всё это ходит устно и в чате, а срок исполнения не фиксируется нигде. В портале это отдельные направления с формой, ответственным и сроком, и через месяц появляется первая честная статистика – сколько обращений в неделю, кто их закрывает, где очередь.

Для компаний, у которых площадки разбросаны между Екатеринбургом и областью, эффект заметнее, чем от CRM: снабженец перестаёт быть узким местом, потому что видно, чего от него ждут и с какого числа. Заодно решается вопрос преемственности – заявка в системе переживает и отпуск исполнителя, и его увольнение, в отличие от просьбы в мессенджере.

Два часа впереди Москвы и филиалы в другом поясе

Екатеринбург живёт на два часа впереди столицы, а заказчики у местных компаний часто московские или сибирские. Если этого не учесть, напоминания приходят в нерабочее время, а дневная сводка закрывается посреди смены. Мы выставляем календарь рабочего времени под каждое подразделение, привязываем к нему сроки поручений и правила эскалации, а представительствам в другом поясе задаём отдельное расписание. Совещания планируются окном, в котором рабочие часы совпадают у обеих сторон.

Обучение по ролям, а не общее собрание

Часовой семинар для всей компании – самый дорогой способ ничему не научить. Мы разводим обучение по ролям: менеджеру нужны карточка и воронка, снабженцу – заявки и согласования, руководителю – отчёты и контроль сроков, внутреннему администратору – права и справочники. Каждой роли своя короткая встреча с записью и памяткой на одну страницу. Первые тридцать дней после запуска доработки идут бесплатно, и именно в этот месяц всплывает большая часть неудобств.

Отдельно готовим внутреннего администратора – одного сотрудника, который умеет заводить людей, менять права и собирать простые шаблоны. Компания без такого человека заказывает у подрядчика каждую мелочь и постепенно перестаёт это делать вообще.

Чем мерить, что портал ожил

Показатели мы согласуем до старта, чтобы через месяц не спорить на ощущениях. Смотрим долю сотрудников, заходивших в систему на этой неделе; долю поручений, закрытых в срок; количество согласований, прошедших полностью внутри портала; долю сделок, по которым было хотя бы одно действие за последние семь дней. Если цифры не растут, дело не в настройках, а в том, что параллельный маршрут работы никто не закрыл.

Закрывать такие маршруты приходится решением руководства, а не настройкой. Пока счёт можно провести мимо согласования, а поручение отдать голосом в коридоре, портал остаётся необязательным. Мы предлагаем закрывать по одному каналу за раз и обязательно объявлять об этом заранее – резкий запрет всего сразу заканчивается саботажем и возвратом к прежним привычкам.

Когда пустой портал проще собрать заново

Иногда в системе накопились чужие эксперименты: десяток тестовых воронок, сотрудники, заведённые дважды, отделы, которых давно нет. Разбирать это дольше, чем развернуть чистую копию и перенести справочники, действующих сотрудников и историю по клиентам. Такой сценарий идёт как внедрение под ключ – от 180 000 ₽ и три-четыре недели, прежний портал на время перехода остаётся доступным только для чтения. Лицензию вы оплачиваете вендору напрямую и владеете ей сами.

Что делать с оплаченными, но лишними местами

Тариф считается по числу активных сотрудников, и простаивающая половина – это либо повод сократить оплату при следующем продлении, либо повод наполнить места работой. Второй путь обычно выгоднее: стоимость лицензии на фоне зарплат отдела невелика, а потери от несогласованных решений и потерянных заявок – нет. Начинать проще с согласований и поручений, а сделки подключать вторым шагом.

Как портал связывается с заявками извне

Когда команда уже внутри системы, имеет смысл довести до неё все обращения: формы сайта, звонки, письма, сообщения в мессенджерах. Иначе часть заявок по-прежнему живёт в личной почте, а отчёт по каналам собрать невозможно. Продвижением сайта и порталом у нас занимается одна команда, поэтому цепочку от объявления до оплаты видно целиком; обзор задач раздела – на странице автоматизация бизнеса.

Платите за портал, которым не пользуются, – позвоните +7 (901) 417-22-12. Посмотрим статистику активности, найдём процесс, ради которого люди начнут в него заходить, и назовём срок и стоимость до начала работ.